Team-Besprechungen, Kundentermine, Webinare – virtuelle Meetings sind aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie profitieren dadurch von einer verbesserten Zusammenarbeit, der Einsparung von Reisekosten, gesteigerter Flexibilität für mobile Teams und einer erhöhten Produktivität durch effizientere Meetings. Auch Kundenbeziehungen profitieren, da Videokonferenzen eine persönlichere Kommunikation ermöglichen.
Kein Wunder, dass der Markt für Videokonferenz-Tools boomt: Bis zum Jahr 2027 könnte das Marktvolumen auf rund elf Milliarden US-Dollar ansteigen. Google Meet, Skype, Jitsi, WebEx, Teams, Zoom – wer die Wahl hat, hat die Qual. Oder?
Wir zeigen Ihnen in diesem Guide
- vor welchen Herausforderungen und Gefahren Unternehmen stehen
- warum Sicherheit und Datenschutz hier eine wichtige Rolle spielen
- praktische Tipps für die Auswahl eines datenschutzkonformen und effizienten Videokonferenz-Tools
Videokonferenzen in Unternehmen
Sicherheit und Datenschutz sollten bei jeglicher Form der virtuellen Zusammenarbeit an erster Stelle stehen. Und das nicht nur aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder branchenspezifischer Regelungen wie beispielsweise der DORA-Verordnung für Finanzunternehmen.
Gefahren und Risiken
Der Einsatz von unsicheren Anwendungen gefährdet die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der Daten und kann dem Unternehmen schaden:
- Unkontrollierter Zugang Unzureichend geschützte Zugänge können es unbefugten Personen ermöglichen, in vertrauliche Meetings einzudringen.
- Mangelnde Verschlüsselung Ohne durchgehende Verschlüsselung sind Gespräche leicht abhörbar.
- Datenschutzverletzungen Die Verarbeitung großer Mengen personenbezogener Daten ohne angemessenen Schutz führt schnell zu Datenschutzverstößen.
- Compliance-Probleme Die Nutzung von nicht DSGVO-konformen Anbietern – etwa US-basierte Dienste, die dem CLOUD Act unterliegen – birgt rechtliche Risiken.
- Technische Sicherheitslücken Fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder schwache Authentifizierungsmechanismen eröffnen Angriffsflächen für Hacker.
- Unberechtigte Aufzeichnungen Das heimliche Mitschneiden von Gesprächen ohne Einwilligung der Teilnehmer verletzt Vertrauen und Datenschutzrichtlinien.
Das kann schwerwiegende Konsequenzen wie Datenverluste, rechtliche Sanktionen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Daher ist es wichtig, diese Risiken ernst zu nehmen und Lösungen zu finden, die sowohl effizient als auch sicher sind. Doch das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.
Herausforderungen bei der Auswahl sicherer Videokonferenzlösungen
Die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung unserer Arbeitswelt führt zu wachsenden Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorgaben. Diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl einer datenschutzrechtlich sauberen Lösung berücksichtigen:
- Datenschutz und DSGVO Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten und technisch-organisatorische Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören unter anderem:
- Anpassung der Datenschutzerklärungen
- Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Vertrag) mit Anbietern
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Anwendungen
- Sicherstellung der Datenintegrität durch Verschlüsselung und strikte Zugriffsrechte
- Nachkommen der Informationspflichten
- Integration in die IT-Landschaft Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Anwendung nahtlos mit bestehenden IT-Systemen (z. B. E-Mail- und Projektmanagement-Tools) zusammenarbeitet, ohne zusätzliche Sicherheitslücken zu schaffen.
- Komplexität internationaler Anforderungen Bei grenzüberschreitenden Datenübertragungen entstehen möglicherweise zusätzliche Herausforderungen durch unterschiedliche Datenschutzgesetze.
- Schutz von besonders sensiblen Daten Branchen wie Gesundheitswesen oder Forschung haben hohe Anforderungen an die Sicherheit von Gesundheitsdaten und geistigem Eigentum.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche geschäftskritische Anforderungen, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind. Die Plattform muss flexibel an die Anforderungen wachsender oder international verteilter Teams anpassbar sein. Ein intuitives Design ist entscheidend, um die Akzeptanz und Effizienz im Arbeitsalltag zu erhöhen. Die Plattform sollte eine hohe Verfügbarkeit und minimale Ausfallzeiten gewährleisten. Und schließlich spielen Lizenzkosten, Implementierungsaufwände und Wartungskosten eine Rolle. Diese Komplexität mag auf den ersten Blick abschreckend wirken. Doch Unternehmen, die sich diesen Herausforderungen stellen, werden belohnt. Es gibt moderne Lösungen, die Sicherheit und Effizienz vereinen. Sie gewährleisten die Sicherheit ihrer Kommunikation, verbessern Zusammenarbeit und Produktivität und stärkt das Vertrauen bei Kunden und Partnern.
Sichere Videokonferenzen aus der Cloud
Warum wir eine Lösung aus der Cloud empfehlen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten – das erläutern wir Ihnen hier.
Vorteile Cloud-basierter Lösungen
Die Nachfrage nach Cloud-Diensten steigt seit Jahren. Auch im Bereich Technologie für Videokonferenzen bietet die Cloud große Vorteile:
- Kosteneffizienz: Cloud-Dienste sparen hohe Investitionen in Hardware und senken die Betriebskosten durch flexible Preismodelle.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen. Nutzerzahlen können einfach angepasst werden, ohne explodierende Kosten für Infrastruktur.
- Geräteunabhängigkeit: Teilnehmer können von jedem Endgerät aus teilnehmen.
- Reduzierter IT-Aufwand: Wartung, Updates und Sicherheit werden vom Anbieter übernommen. Das entlastet die IT-Abteilung.
- Immer aktuelle Technologie: Unternehmen profitieren von kontinuierlichen Updates und modernsten Technologien, ohne selbst investieren zu müssen.
- Standortübergreifende Zusammenarbeit: Remote-Arbeit und globale Teams werden durch Cloud-Lösungen effizient unterstützt.
- Datensicherheit: Viele Anbieter implementieren fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und DSGVO-Konformität.
- Integrierte Funktionen: Funktionen wie Chat, Bildschirmfreigabe und Meeting-Aufzeichnungen verbessern die Zusammenarbeit und Effizienz.
Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit
Um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind und Ihre Videokonferenzen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sollten folgende Punkte besonders beachtet werden:
1. Serverstandort und Datenhoheit
Wo stehen die Server des Anbieters? Anbieter mit Rechenzentren in der EU oder Deutschland müssen DSGVO- und BDSG-Anforderungen einhalten.
2. Datensicherung
Werden regelmäßig Backups erstellt und an verschiedenen Standorten gespeichert, um Datenverluste zu verhindern?
3. Zugangskontrolle und Berechtigungen
Bietet die Lösung flexible Zugriffsrechte und Möglichkeiten zur Überwachung von Benutzeraktivitäten?
4. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
MFA bietet zusätzliche Sicherheit und verhindert unbefugte Zugriffe, auch wenn Login-Daten kompromittiert sind.
5. Verschlüsselung
Achten Sie auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie Möglichkeiten zur Nutzung eigener Verschlüsselungsschlüssel.
Individuelle Anforderungen und Features
Neben den genannten Aspekten gibt es weitere Punkte, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Die Ausgestaltung und Gewichtung der einzelnen Features sind stark abhängig von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens:
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung und einfache Einrichtung helfen enorm, um die Akzeptanz im Unternehmen zu sichern.
- Integration in bestehende Systeme: Die Lösung sollte nahtlos mit Ihrem Kalender, E-Mail-Programm oder anderen Tools integriert werden können.
- Skalierbarkeit: Für wachsende Unternehmen sollte die Anzahl der Nutzer flexibel erhöht oder reduziert werden können.
- Erweiterte Funktionen zur Zusammenarbeit: Gibt es interaktive Whiteboards, eine Einlasskontrolle bzw. einen Warteraum, Team-Chats oder übersetzte Untertitel für bessere Barrierefreiheit?
- Support und Schulungen: Verfügt der Anbieter über einen gut erreichbaren Support? Werden Schulungen oder Trainings für Ihre Mitarbeiter angeboten?
Mit diesen Tipps und Empfehlungen haben Sie eine gute Grundlage, um die passende Videokonferenzlösung für Ihr Unternehmen auszuwählen. Eine sichere Cloud-Lösung bietet Ihnen nicht nur maximale Flexibilität und Sicherheit, sondern unterstützt auch die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
Empfohlene Anbieter
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine weit verbreitete Plattform, die umfassende Funktionen für Videokonferenzen, Chat und Kollaboration bietet. Besonders die nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung macht es für viele Unternehmen attraktiv.
Zoom X mit der Telekom
Zoom gehört zu den beliebtesten Videokonferenzsystemen in Deutschland. Und Dank Zoom X gibt es jetzt auch eine DSGVO-konforme Version für Unternehmen. Bereitgestellt wird das mit der Telekom, gehostet wird auf deutschen Servern. Zoom X kombiniert somit die bekannte und beliebte Nutzerfreundlichkeit von Zoom mit der Datensicherheit eines deutschen Partners und deutschem Support.
Wie sichere Videokonferenzen Unternehmen helfen
Sichere Videokonferenzen helfen nicht nur, Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu erfüllen. Sie unterstützen auch dabei, geschäftskritische Prozesse zu optimieren, resilient zu bleiben und sich zukunftsfähig aufzustellen.
Finanzdienstleister
- Vertrauliche Kommunikation: Vorstandssitzungen, Verhandlungsgespräche und Audits können sicher und ortsunabhängig stattfinden, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.
- Krisenmanagement: Teams können sich bei IT-Störungen sicher über Notfallmaßnahmen abstimmen, um die Geschäftskontinuität zu sichern.
- Compliance: Sichere Videokonferenzen helfen, regulatorische Anforderungen wie die DORA-Verordnung zur Cybersicherheit einzuhalten.
Öffentliche Verwaltung
- Datenschutz: Die DSGVO wird durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung gewährleistet.
- Zugangskontrolle: Strenge Mechanismen verhindern unbefugten Zugriff auf sensible Meetings.
IT- und Softwarehäuser
- Sichere Produktentwicklung: Verschlüsselte Videokonferenzen ermöglichen den sicheren Austausch sensibler Informationen während der Softwareentwicklung.
- Kundenkommunikation: Bei Besprechungen über Projekte oder Sicherheitsthemen wird die Vertraulichkeit gewährleistet.