Was ist Prozessautomatisierung?
Repetitive Tasks ganz einfach automatisch erledigen lassen – das ist keine Zukunftsmusik, sondern Prozessautomatisierung. Was steckt hinter dem Begriff?
Die Prozessautomatisierung (oder auch: Prozessautomation) beschreibt den Einsatz verschiedener digitaler Technologien und Softwarelösungen, um wiederkehrende bzw. sich wiederholende Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. Sie zielt darauf ab, die Effizienz innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu steigern. Außerdem sollen durch sie menschliche Fehler minimiert werden. Und das klappt in der Umsetzung sehr gut: 78 Prozent der Unternehmensleiter glauben, dass die Automatisierung die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert (Quelle: Kissflow).
Anwendungsfelder für automatisierte Prozesse können zum Beispiel sein:
- Personalbeschaffung: Die (Teil-)Automatisierung von Bewerbungsprozessen ist mittlerweile Standard. So können Sie beispielsweise in HR-Software-Tools mit nur wenigen Klicks Bewerber zu einem Call einladen oder Absagemails verschicken.
- Zahlungs- und Abrechnungsvorgänge: Automatisierte Prozesse können Ihnen dabei helfen, die regelmäßige Gehaltsabrechnung Ihrer Angestellten und Zahlungen an Auftragnehmer sowie externe Lieferanten zu optimieren. Leistungsstarke Buchhaltungssoftware hilft Ihnen auch dabei, Geldeingänge auf Ihrem Konto direkt zu verbuchen oder automatisiert Mahnungen zu verschicken, sobald die Zahlungsfrist überzogen wurde.
- Kundenservice: Ein Bereich, in dem die allermeisten Unternehmen bereits automatisierte Prozesse nutzen dürften. Beispiele: Willkommensmails nach einer Newsletteranmeldung, Warenkorbabbruch-Mails, Weiterleitung von Kundenanliegen an Servicemitarbeiter. Auch Chatbots können dazugezählt werden.
Vorteile der Prozessautomatisierung
Die Vorteile der Prozessautomatisierung liegen auf der Hand: Durch sie können Unternehmen ihre Abläufe beschleunigen und somit die Produktivität und Effizienz steigern. Automatisierte Prozesse benötigen weniger Zeit und personelle Ressourcen, was schon kurzfristig zu einer deutlichen Kostensenkung führen kann. Und: zu zufriedeneren Mitarbeitern. Denn wer sich nicht mit langweiligen, repetitiven Tasks aufhalten muss, kann sich auf interessantere Aufgaben konzentrieren. Nicht zuletzt unterstützt eine intelligente Prozessautomatisierung Sie dabei, Datenschutzvorschriften in Ihrem Unternehmen einzuhalten und die Datensicherheit zu maximieren.
Unternehmen, die Prozessautomatisierung erfolgreich implementieren, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und sind besser aufgestellt als ihre Wettbewerber. Die daraus resultierende Effizienz und Agilität sind entscheidende Vorteile in einem dynamischen Marktumfeld. Die Prozessautomatisierung ist damit ein wichtiger Baustein, um die digitale Transformation voranzutreiben und damit Ihr Unternehmen zukunftssicher zu gestalten.
Schritte zur Implementierung der Prozessautomatisierung
Wie kann die Prozessautomatisierung im Unternehmen auf den Weg gebracht werden?
Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu analysieren und diejenigen zu identifizieren, die sich am besten für die Automatisierung eignen. Hierbei sollte der Fokus auf Routine- und zeitaufwendigen Aufgaben liegen.
Grundsätzlich lassen sich am besten Prozesse automatisieren, die …
- … manuell durchgeführt werden und regelmäßig erledigt werden müssen.
- … ein hohes Volumen haben.
- … regelbasiert funktionieren, d. h., die grundsätzlich nach dem gleichen Schema ablaufen.
Nach der Identifikation geeigneter Prozesse müssen die passenden Automatisierungstools ausgewählt werden. Dies können spezielle Softwarelösungen oder Robotic Process Automation (RPA)-Technologien sein.
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet eine Technologie, die es ermöglicht, sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben durch Software-Roboter (Bots) automatisiert auszuführen. Diese Bots interagieren mit digitalen Systemen und Anwendungen ähnlich wie ein menschlicher Nutzer. Im Gegensatz zu diesen können sie aber rund um die Uhr, maximal effizient und (nahezu) fehlerfrei arbeiten.
Anwendungsbereiche für RPA sind beispielsweise:
- Datensicherung: Automatisierte Sicherung und Wiederherstellung von Daten
- Leadgenerierung: Automatisierte Erfassung und Qualifizierung von Leads
- Lagerverwaltung: Automatisierte Bestandsführung und -überwachung
Wichtig: Bevor die Automatisierung flächendeckend eingeführt wird, sollten Pilotprojekte durchgeführt werden. Diese Tests helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie den gesamten Betrieb beeinträchtigen. Nach erfolgreichen Pilotprojekten kann die Automatisierung schrittweise im gesamten Unternehmen skaliert werden. Dabei müssen Sie die Prozesse kontinuierlich überwachen und ggf. optimieren.
Technologien und Tools für die Prozessautomatisierung
Neben der bereits erwähnten Robotic Process Automation (RPA) sind folgende Technologien und Tools wegweisend bei der Prozessautomatisierung:
Künstliche Intelligenz (KI): Professionelle IT-Dienstleister sehen KI als wichtigste Zukunftstechnologie an – das bestätigt die Cloud-Explorer Digitalisierungsstudie 2024. Kein Wunder also, dass künstliche Intelligenz auch bei der Prozessautomatisierung eine wichtige Rolle spielt. Beispielsweise können KI-Systeme eingesetzt werden, um Daten aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten. Oder sie analysieren Kundendaten, um auf dieser Basis personalisierte Marketingkampagnen zu kreieren.
Workflow-Management-Systeme: Workflow-Management-Systeme (WMS) sind Softwarelösungen, die den Ablauf von Geschäftsprozessen definieren, ausführen und überwachen. Sie ermöglichen eine strukturierte und transparente Gestaltung von Arbeitsabläufen, was die Effizienz und Nachverfolgbarkeit erhöht. Ein WMS kann beispielsweise zur Automatisierung von Genehmigungsprozessen oder zur Koordination von Aufgaben in Projekten eingesetzt werden.
Cloud-basierte Automatisierungslösungen: Cloud-basierte Automatisierungslösungen bieten den Vorteil, dass sie flexibel und skalierbar sind. Sie ermöglichen es Unternehmen, Automatisierungstools ohne große Investitionen in Hardware oder IT-Infrastruktur zu nutzen. Diese Lösungen eignen sich besonders für die Integration verschiedener Systeme und die Automatisierung von Prozessen über mehrere Standorte hinweg. Ein Beispiel ist die Nutzung von Cloud-Diensten zur automatisierten Datensicherung und -wiederherstellung.
Wie die Prozessautomatisierung im Unternehmen gelingt: 3 Tipps
Einer aktuellen McKinsey-Umfrage unter Branchenführern zufolge gibt es drei Kernkomponenten, deren Erfüllung ausschlaggebend für erfolgreiche Prozessautomatisierungs-Projekte sind:
1. Die Automatisierung sollte als strategische Priorität im gesamten Unternehmen etabliert werden. Es geht also nicht nur darum, isolierte Prozesse zu automatisieren. Vielmehr ist die Prozessautomatisierung als holistisches Projekt zu verstehen.
2. Die Technologie muss so gestaltet sein, dass sie den Menschen dient. Nicht umgekehrt.
3. In der derzeit unvorhersehbaren Marktsituation ist die Skalierbarkeit entscheidend für nachhaltigen Erfolg bei der Prozessautomatisierung. Betriebe müssen in der Lage sein, flexibel zu agieren, um schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können.
Wie bei jeder geschäftlichen Transformation muss nicht in kürzester Zeit alles verändert werden. Wichtig ist aber ein stets empathisches Change Management und die transparente Kommunikation klar definierter Ziele und Meilensteine an das gesamte Team.
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